Зачем нужна корпоративная почта

Бесплатные e-mail-адреса выглядят непрофессионально, особенно, если сотрудник, которому принадлежит ящик, придумал какой-нибудь «креативный» логин шутки ради. Но топ-менеджеры и руководители вовсе не поэтому отказываются от подобных сервисов.Специальную корпоративную почту выбирают за удобство, безопасность и возможность использовать брендовый домен. Название компании в адресе почтового ящика смотрится просто великолепно – это отличный способ напомнить о себе клиентам и партнерам!

Зарегистрированной корпоративной почтой управляет администратор – обычно этим занимается IT-специалист, руководитель компании или его заместители. Письма отправляются по защищенному соединению, исключающему подмену или перехват. Конечно, это далеко не все преимущества, благодаря которым корпоративные e-mail стали популярны среди компаний и организаций. Рассмотрим их подробнее!

Зачем бизнесу корпоративный почтовый сервис

Утечки информации происходят по причине взлома рабочей почты сотрудников, перехвата писем и передачи данных конкурентам непосредственно штатными сотрудниками, решившими работать «на два фронта». Кроме того, мошенники практикуют социальную инженерию, рассылая сообщения от имени компании.

Безопасность – одно из главных преимуществ почты для бизнеса! Электронный ящик корпоративного формата невозможно взломать, сотрудники не могут привязать e-mail к своим данным и пользоваться им в своих целях. Полная защита от вирусов исключает вероятность утечки данных.

Стильный корпоративный домен в адресе электронной почты работает как имиджевый инструмент, который повышает доверие к компании. Корпоративный e-mail является частью фирменного стиля, указывающий на то, что организация использует в своей работе современные цифровые технологии – этот факт также способствует повышению лояльности среди получателей писем.

Иногда получатели отправляют почтовые сообщения в спам, не читая, если отправка была совершена через один из бесплатных сервисов. Как правило, это люди, следящие за e-mail, на которые ежедневно приходят десятки и сотни писем, среди которых внушительная доля спама. Сообщение, отправленное с корпоративного ящика, содержащего название компании, обязательно прочитают, и ни в коем случае не отправят в корзину, не открывая.

Централизованное управление корпоративной электронной почтой обеспечивает администратору доступ к письмам и прикрепленным файлам. Ему предоставляются следующие возможности:

• генерация данных для авторизации сотрудникам компании;
• учет корпоративных адресов электронной почты;
• управление e-mail (создание, удаление, расширение);
• архивация и восстановление данных – писем и вложенных файлов;
• мониторинг использования корпоративного почтового ящика другими пользователями;
• организация защиты от вирусов и других внешних угроз (если компания арендует сервер, который ей предстоит обслуживать самостоятельно – об этом мы поговорим ниже);
• интеграция с различными CRM;
• создание общих ящиков и календарей.

Интеграция с CRM позволяет автоматизировать некоторые задачи, например, настроить автоответчик для определенных e-mail-адресов, а также отслеживать общение с клиентами и проверять соблюдения корпоративных стандартов. Сотрудник, работая в системе, получает письмо в специальной форме – в ней отображаются все необходимые данные: содержание сообщения, время и дата отправления, адрес и другие сведения. Фактически это полноценная копия той, которая отображается в электронном почтовом ящике в разделе «Входящие».

Бизнесу определенно необходима корпоративная почта, независимо от сферы деятельности компании. Единственное исключение – микропредприятия, чьим владельцам не нужно взаимодействовать по e-mail с большим количеством партнеров и клиентов.

Виды почты для коммерческих организаций

На своем сервере почту можно адаптировать под собственные нужды, установив все необходимые настройки наиболее оптимальным образом. Конфигурирование осуществляют с учетом специфики работы компании. Все данные, проходящие через почтовые ящики сотрудников, не выходят за пределы сервера. Ни одна сторонняя организация не имеет доступа к конфиденциальной информации.

Конечно, у аренды почтового сервера есть и минусы: настройку пользователь выполняет не сам – для этого потребуется квалифицированный IT-специалист. Кроме того, стоимость услуги не самая маленькая. Такой вариант обычно выбирают крупные компании.

Многие хостинг-провайдеры предлагают сервисы корпоративной почты. Клиентам не нужно заниматься настройкой сервера, нанимать IT-специалиста и решать технические вопросы. Хостинг-провайдер оказывает всю необходимую поддержку, обеспечивает защиту от внешних угроз и удобную интеграцию с CRM. К сожалению, функционал таких сервисов часто бывает ограниченным, например, в плане масштабируемости, когда нет возможности дополнительно создать определенное количество ящиков, например, при открытии нового подразделения и последующего расширения штата. Кроме того, есть риск взлома аккаунта, через который пользователь заказывает услугу и проводит оплату – вероятность этого очень мала, однако ее нельзя полностью исключить.

Несмотря на вышеперечисленные недостатки, некоторым предпринимателям вполне подойдет сотрудничество с хостинг-провайдером. Обычно это владельцы небольших коммерческих компаний, которым не требуется широкий функционал.

Специализированные сервисы предлагают удобное подключение корпоративной почты к CRM (интеграцию), техническую поддержку, надежность, масштабируемость, безопасность и интуитивный интерфейс. Это оптимальное решение для компании любого уровня! Единственный минус в использовании подобных сервисов – необходимость перехода на другую платформу.

Как выбрать корпоративную почту

Выбирайте сервисы с интуитивным интерфейсом, в котором удобно работать. Обращайте внимание на доступное количество писем, объем хранения вложенных файлов и защищенность от вирусов. Самые надежные сервисы обеспечивают шифрование почтового канала, двухфакторную аутентификацию, антифишинговую систему и встроенный антивирус.

Продвинутая кастомизация позволяет выполнить тонкую настройку с учетом специфики бизнеса и обязанностей сотрудников. Эта особенность актуальна, если компания заказывает услугу у хостинг-провайдера или в специализированном сервисе – на арендованном сервере все можно сконфигурировать так, как вам необходимо.

Обычно сотрудники пользуются различными платформами, например, Google Workspace или Outlook. Наиболее оптимальным решением будет выбор такого сервиса, который позволит работникам оставаться в привычной среде и эффективно выполнять свои обязанности.

Качество работы службы поддержки лучше проверить заранее. Достаточно написать на указанный e-mail или воспользоваться чатом и задать определенный вопрос, например, о возможностях управления корпоративной почтой.

Многие сервисы предлагают клиентам дополнительные услуги: чат, облачное хранилище, календарь и др. Конечно, это не является основным фактором выбора почты для компании, однако при прочих равных условиях лучше выбрать то предложение, в котором предусмотрены различные бесплатные преимущества.

Не стоит выбирать сервис, ограничивающий размер письма и отказывающий пользователям в качественной технической поддержке. Внимательно изучите и другие параметры, прежде чем заключать договор!

Ознакомьтесь с отзывами пользователей в интернете, которые опубликованы на тематических порталах. О сервисах, предоставляющих услуги низкого качества, обычно написано очень много. Если руководитель готов нанять IT-специалиста, то в этом случае лучше арендовать сервер и настроить все под себя, не беспокоясь о технических параметрах.